كيفية تصميم نظام الرواتب

يعد إنشاء نظام كشوف المرتبات خطوة أساسية لبدء عمل تجاري. يؤدي اختيار النظام الصحيح إلى تبسيط كشوف المرتبات ، ويساعدك على تلبية متطلبات الحجز القانوني والحجز ، ويحميك من الغرامات والعقوبات بسبب الإبلاغ غير الدقيق من قبل دائرة الإيرادات الداخلية وسلطات الولاية والسلطات المحلية. يمكنك الاحتفاظ بكشوف المرتبات يدويًا ، أو استئجار خدمة كشوف المرتبات أو استخدام جداول البيانات. تعمل خدمات البرامج وكشوف المرتبات على تبسيط الإدارة وتحسين الدقة ، ولكن يجب عليك اختيار النظام الذي يناسب صناعتك وميزانيتك وعدد الموظفين.

سجل عملك

قبل تعيين أي موظفين ، احصل على رقم تعريف صاحب العمل أو EIN. قد تتطلب ولايتك ومدينتك أيضًا تسجيل صاحب العمل. تعرف على التزامات الإبلاغ الخاصة بك حتى تتمكن من تصميم فئات في نظام كشوف المرتبات لتبسيط عملية تقديم التقارير إلى السلطات ودفع ضرائب الرواتب. يمكنك الحصول على معلومات حول مسؤولياتك الفيدرالية من دليل ضريبة أصحاب العمل المنشور بواسطة مصلحة الضرائب الأمريكية. قم بزيارة أو الاتصال بوكالات الولاية حيث توظف العمال للحصول على إرشادات حول الضرائب والإبلاغ ومعرفة ما إذا كنت بحاجة إلى خصم ضرائب المدينة.

توثيق الموظفين وخدمات العمل

تأكد من أن للموظفين الحق القانوني في العمل في الولايات المتحدة عن طريق نسخ بطاقات الهوية والتحقق من حالة الموظف. حدد معدلات الأجور والعمولات والرواتب وعدد المرات التي ستدفع فيها لموظفيك - أسبوعيًا أو كل أسبوعين أو شهريًا. تشمل التعويضات والخصومات التجارية الوجبات والزي الرسمي والخطط الصحية وخطط التقاعد وضرائب الولاية والضرائب الفيدرالية وأحيانًا ضرائب المدينة. قم بتضمين فئات في سجلات كشوف المرتبات الخاصة بك لكل من هذه الخصومات والقوائم المنفصلة للرواتب والعمولات والأجر بالساعة والعمل الإضافي. يجب إرسال توثيق هذه الخصومات إلى السلطات الضريبية.

اختر نظام الرواتب

احتفظ بالسجلات يدويًا ، أو قم بتنسيق جدول بيانات على الكمبيوتر لتسهيل العمليات الحسابية. ضع في اعتبارك الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف الرواتب إذا كان عملك كبيرًا بما يكفي لتبرير ذلك. تقدم خدمات كشوف المرتبات العديد من مزايا حفظ السجلات وإعداد التقارير للشركات ، وتوفر برامج البرامج مزايا مماثلة. بغض النظر عن نظامك ، يجب على شخص ما إدخال الأرقام وتقارير الملفات وتوقيع الشيكات وتقرير ساعات العمل وإجراء تغييرات على النظام في كل فترة دفع - إضافة موظفين جدد وتغيير معدلات الاستقطاع والدفع. تصدر خدمات كشوف المرتبات الشيكات التي يراجعها الشخص المخول ويوقعها ، ولكن قد تفضل طباعة الشيكات في المنزل وتريد خدمة تقدم هذا الخيار. تشمل البرامج الشائعة التي تدير كشوف المرتبات داخل الشركة Intuit Payroll و QuickBooks و Payroll Mate و Center Point و ezPaycheck.

اطرح أسئلة قبل اختيار النظام

نظام يعمل بشكل فعال فقط لكشوف المرتبات الأولى. تتطلب التغييرات في الاقتطاع الضريبي ومتطلبات إعداد التقارير وحالة الموظف تعديلات مستمرة. يعد تصميم طريقة فعالة لإضافة عمال جدد وتغيير الاستقطاع والاستقطاعات أمرًا ضروريًا للحصول على كشوف رواتب دقيقة. اكتشف ما إذا كان موفر كشوف المرتبات يقدم تحديثات عبر الإنترنت وإجراءات أمان مناسبة ورسوم سنوية ثابتة بغض النظر عن تغييرات كشوف المرتبات. إذا كان عملك خاضعًا للوائح الحكومية ، فحدد ما إذا كان كل مزود يفي بمتطلبات الأمان. اكتشف ما إذا كانت خدمة كشوف المرتبات تعوضك عن الأخطاء أو الرسوم المتأخرة التي تسببها. تقدم بعض شركات الرواتب تقارير مقابل رسوم. تأكد من أنه يمكنك استرداد التقارير في ملفات متوافقة. إذا كنت تتعامل مع كشوف المرتبات داخليًا ، فاختر نظامًا يعتمد على التوافق وسهولة الاستخدام والوظائف عبر الإنترنت. بعد تقديم التقارير ،إرسال المدفوعات والتقارير إلى شركات التأمين والخطط الصحية والهيئات الحكومية وخطط التقاعد. إتاحة الوقت الكافي لمراجعة التقارير وإصدار الشيكات بعد تلقي المعلومات من موردي كشوف المرتبات.