أهداف الأداء الرئيسية لموظف الاستقبال

يقوم موظف استقبال الأعمال الصغيرة بأكثر من مجرد الترحيب بالزوار إلى مكتبك أو المكالمات الهاتفية الواردة مباشرة. غالبًا ما يتعامل موظف الاستقبال مع عمليات التسليم ومعالجة البريد وإجراء مكالمات صادرة للمديرين ومحامين. تحصل الشركات الصغيرة على أقصى استفادة من موظفي الاستقبال لديها من خلال تعيين المهام المستمرة لملء أوقات التوقف ، مثل إدارة اللوازم المكتبية أو الفواتير البسيطة أو إدخال قاعدة البيانات أو كتابة المراسلات وتصحيحها. سيساعدك تحليل المخطط التنظيمي والوصف الوظيفي التفصيلي في تحقيق أقصى استفادة من منصب موظف الاستقبال.

اجعل اول انطباع جيد

غالبًا ما يكون موظف الاستقبال الخاص بك هو أول شخص يتصل به عملاؤك أو بائعوك. إذا كانت غير منظمة ، أو غير مألوفة لموظفيك أو إداراتك أو غير مهتمة جسديًا ، فإنها ترسل رسالة حول مدى تنظيم شركتك أو مدى جدية عملك. عيّن قواعد لباس موظفة الاستقبال ، والتي قد تمنعها من المشاركة في فستان "الجمعة غير الرسمي". يحظر مضغ العلكة على مكتبها أو تناول الغداء في منطقة الاستقبال أو تشغيل الموسيقى أثناء العمل أو إضافة الزينة الشخصية إلى محطة العمل.

اطلب منها الحفاظ على سطح مكتبها أنيقًا وشاشة الكمبيوتر في مواجهة الزوار بعيدًا. قم بتعريف موظف الاستقبال الخاص بك بالعملاء والموردين الرئيسيين حتى تتمكن من جعلهم يشعرون بأهميتهم وتقديرهم من خلال تذكر أسمائهم ومعرفة شركاتهم وفهم ما يقومون بصنعه أو بيعه.

توفير الاتجار الفعال

عند وصول الزائرين وهاتف الأشخاص ، لا ينبغي لموظف الاستقبال أن يخمن أو يبحث عن مكان وجود موظفيك. قم بتدريب موظف الاستقبال الخاص بك على معرفة ما تفعله الشركة بالضبط ، بما في ذلك المعرفة الأساسية بالمنتج أو الخدمة حتى يفهم من هم جهات الاتصال الرئيسية وأين يوجه الاستفسارات. تأكد من أنه يعرف كيف يتم تنظيم مكتبك حتى يتمكن من توجيه الطرود والبريد واستفسارات العملاء أو البائعين إلى الأشخاص المناسبين.

قم بتدريبه حتى يكون على دراية بموظفيك ومناصبهم ، بما في ذلك النطق الصحيح لأي أسماء غير شائعة. ضع إجراءات لقبول الحزم والتوقيع عليها ، وهو أمر مهم ليس فقط من وجهة نظر الكفاءة ، ولكن أيضًا لتحسين السلامة وتقليل المسؤولية.

تحسين إنتاجية الاستقبال

قد يمر موظف الاستقبال بوقت تعطل كبير خلال النهار إذا كنت تتلقى مكالمات هاتفية وزوارًا غير متكرر. يمكن لموظف الاستقبال تحسين إنتاجية مكان عملك من خلال التعامل مع وظيفة كتابية واحدة أو أكثر. يقوم العديد من موظفي الاستقبال بإجراء فواتير بسيطة وإدارة المخزون وفرز البريد وتسليمه وتحديث مواقع الويب والتعامل مع إدخال قاعدة البيانات والمراسلات وإرسال رسائل البريد الإلكتروني من حساب شامل إلى الإدارات المناسبة والاحتفاظ بسجلات الحضور. غالبًا ما يعتمد مديرو الشركات الصغيرة الذين ليس لديهم مساعدين شخصيين على موظفي الاستقبال لإعطاء العملاء انطباعًا بأن لديهم مساعدين من خلال تعيين مهام مثل إجراء المكالمات الهاتفية وتحديد المواعيد.

حافظ على معنويات المكتب

غالبًا ما يكون موظف الاستقبال في شركة صغيرة هو "مبرد المياه البشري" في المكتب. معظم الموظفين لديهم بعض التواصل مع موظف الاستقبال على أساس يومي ، وغالبًا ما يقومون بالدردشة ومناقشة أخبار مكان العمل. موظف الاستقبال على دراية بخطط غداء المجموعة ويعرف ما إذا كان شخص ما قد أحضر هدايا إلى غرفة الاستراحة ، أو لديه عيد ميلاد ، أو خطوبته ، أو حصل على ترقية.

يمكن أن تكون بناءة في تحسين معنويات الشركة أو تكون مدمرة من خلال نشر الشائعات والقيل والقال. استفسر من الموظفين عن آرائهم لموظف الاستقبال الخاص بك لتحديد ما إذا كان لها تأثير إيجابي أو سلبي عندما يتعلق الأمر بمعنويات الموظف.