كيفية كتابة إجراءات التشغيل القياسية للأعمال

تصف إجراءات التشغيل القياسية كيفية إدارة شركتك للأعمال. تنص اللوائح الحكومية عادةً على المتطلبات الأساسية وتسمح للشركات الفردية بتحديد كيفية إنجاز موظفيها للعمل. يجب أن توثق إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك كيفية عمل أنظمة إدارة الجودة والأنشطة الفنية. تحدد إجراءات التشغيل الموحدة عادةً الإجراءات اللازمة للحفاظ على أنظمة الإنتاج واستخدامها بحيث يتوافق مخرجات المنتج مع معايير الصناعة. باستخدام هذه الإجراءات ، يمكن لموظفيك إكمال مهام العمل بشكل موثوق ومتسق وآمن.

1

حدد إجراءات التشغيل الموحدة التي تحتاجها مؤسستك. على سبيل المثال ، قم بإنشاء قائمة بإجراءات التشغيل الموحدة المطلوبة لتقديم إرشادات حول الاختبار والتشغيل والتحليل والأرشفة والدعم. حدد من يحتاج إلى المساهمة في إنشاء إجراءات التشغيل الموحدة ومن يحتاج إلى الموافقة على المستندات. قم بإعداد عملية مراجعة ، ووثق متى وكيف تحدث المراجعات. يجب تقييم إجراءات التشغيل الموحدة على أساس منتظم ، مثل كل عامين.

2

قم بتنزيل مستند نموذج من موقع ويب مكتبة مرجعية أنشأته مؤسسة في مجال عملك أو قم بإنشاء تنسيق مستند خاص بك مناسب لشركتك. على سبيل المثال ، يوفر تبادل معلومات التشغيل البيني الوطني الاتفاقية الرسمية وموقع المكتبة المرجعية لإجراءات التشغيل القياسية لمنح الشركات مثل شركتك إرشادات حول كيفية تطوير إجراءات التشغيل القياسية المتعلقة بإمكانية التشغيل البيني للاتصالات.

3

قم بإنشاء صفحة عنوان لكل إجراء. قائمة العنوان الكامل. يجب أن يكون لكل إجراء عنوان ورقم وصفي. على سبيل المثال ، قم بتسمية الإجراءات المتعلقة بالموظفين بالحروف "HR" للموارد البشرية. اكتب ملخصًا قصيرًا يصف الغرض من الإجراء وأي إجراءات أخرى ذات صلة. ضع قائمة بالمعدات اللازمة وتعليمات السلامة العامة. قدم أرقام طرازات أو إصدارات معينة من البرنامج ، إن أمكن. قم بتضمين مراجع لكتيبات الاستخدام التكميلية. اذكر اسم المؤلف وتاريخ المستند. اذكر اسم الشخص الذي يمكنه الموافقة على هذا الإجراء وتاريخ الموافقة.

4

إنشاء صفحات تحتوي على تعليمات مفصلة. قم بتضمين بيانات الموافقة أو رقم الإصدار في كل صفحة. قم بتضمين رقم SOP وحدد الفئة في كل صفحة أيضًا. في الجزء السفلي من كل صفحة ، قم بتضمين رقم الصفحة الحالية والعدد الإجمالي للصفحات في المستند.

5

أرشفة المستند بمجرد التحقق من دقته. قم بعمل نسخ للموظفين المناسبين وتأكد من أن كل فرد في فريقك يتلقى تدريباً على كيفية استرداد واستخدام وتقديم الملاحظات بشأن إجراءات التشغيل القياسية. على سبيل المثال ، قم بإنشاء موقع على شبكة إنترانت الشركة حتى تتمكن من التحميل ، والفهرسة والسماح بالوصول إلى المستندات الخاصة بك. مراقبة الوصول إلى المستندات الخاصة بك. افحص السجلات والمخرجات الناتجة عن تنفيذ كل إجراء للتأكد من توافق السلوك مع إجراءات التشغيل القياسية الموثقة.