خطوات تقديم مؤتمر الأعمال

يعد إعداد مؤتمر عمل طريقة ممتازة لجمع الأشخاص داخل شركة أو صناعة معًا ، ولمشاركة الأفكار والتعرف على الاتجاهات والفرص الجديدة. إنها فرصة لمشاركة أفضل الممارسات ، مع بناء العلاقات بين الأشخاص ذوي التفكير المماثل. يعد تنظيم المؤتمر مهمة معقدة يمكن أن تتطلب شهورًا من التخطيط لضمان نجاح الحدث.

اختيار موضوع

إن اختيار موضوع هو عملية مهمة وليست عملية يتم إجراؤها بدون تفكير. أفضل المؤتمرات هي تلك التي تتبنى مفهومًا أو فكرة في الوقت المناسب ، والتي سيكون لها صدى لدى الحضور. مؤتمر بعنوان "استخدام وسائل التواصل الاجتماعي لتحسين عملك" من المرجح أن يثير اهتمام المزيد من الناس أكثر من مؤتمر يسمى "تحسين عملك". وبالمثل ، فإن مؤتمر المبيعات الداخلي المسمى "كيفية ضمان حصولك على مكافأة هذا العام" سيكون له صدى أقوى من مؤتمر يسمى "مؤتمر المبيعات السنوي".

تحديد الميزانية

لا يمكن أن يحدث التخطيط حتى يتم تحديد الميزانية. إذا كان الحدث شأنًا سنويًا ، فيمكنك استخدام التكاليف الفعلية للمؤتمرات السابقة كنقطة انطلاق. تذكر أن بعض التكاليف ، مثل استئجار الغرفة ورسوم السماعات ومعدات الصوت والصورة ثابتة ، بينما نفقات السفر والفنادق والوجبات مدفوعة بعدد الحاضرين.

حدد مكبرات الصوت

أهم جزء في أي مؤتمر عمل هو اختيار المتحدثين المناسبين. اختر المتحدثين الذين يتحدثون بشكل أفضل عن المثل العليا للموضوع ، والذين يفعلون ذلك بطريقة ديناميكية. إذا أمكن ، خطط لحضور حدث حيث يشاركون فيه. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فراجع ما إذا كان يمكنك مشاهدة مقطع فيديو لهم عبر الإنترنت. إذا كان المؤتمر حدثًا داخليًا ، فحدد شخصيات ديناميكية للخطابات الرئيسية أو للعمل كمشرف. إذا كان أحد المشاركين الإلزمين ، على سبيل المثال الرئيس التنفيذي للشركة أو المدير المالي ، ليس مقدمًا مثيرًا للاهتمام أو ديناميكيًا ، ففكر في جعلهم يقدمون معلوماتهم في شكل "برنامج حواري" ، حيث يطرح عليهم شخص آخر أسئلة.

اختيار موقع

من المهم أيضًا اختيار الموقع المناسب لمؤتمرك. لبدء البحث ، حدد عدد الأشخاص الذين تتوقع حضورهم. مع وضع هذا الرقم في الاعتبار ، فكر في نوع الجو الذي تبحث عنه. هل هو مؤتمر رسمي أم تراجع غير رسمي؟ هل تريد البقاء داخل محيط المدينة أو الخروج من المدينة لشيء أكثر استرخاءً. من هناك ، ضع في اعتبارك ما إذا كان الحاضرون سيحتاجون إلى إقامة فندقية أو وسيلة نقل إلى المكان ، وما إذا كان سيكون هناك حدث اجتماعي مخطط له.

إنتاج الصوت / الفيديو

لا شيء يمكن أن يفسد مؤتمر العمل بشكل أسرع من نظام الصوت السيئ أو جهاز عرض الفيديو المعطل. بناءً على حجم الحدث الخاص بك ، قد تحتاج إلى خدمات شركة إنتاج. يمكن أن يساعد هؤلاء المحترفون في ضمان نجاح الحدث ، لكنهم سيزيدون التكلفة بشكل كبير. احصل على ثلاثة عروض أسعار وقابل مندوب الشركة شخصيًا. عادةً ما يكون "الموردون المفضلون" في فندق أو مرفق مؤتمرات أغلى بكثير من تكلفة شركة خارجية. إذا لم تكن المزود الحصري ، احصل على عروض أسعار أخرى.

طعام و شراب

اعتمادًا على طول المؤتمر ، ستحتاج على الأرجح إلى توفير الطعام والمشروبات للحاضرين. اختيار القائمة مدفوع بشكل أساسي بالميزانية. انتبه إلى تكلفة العناصر مثل القهوة والمشروبات الغازية والوجبات الخفيفة. تقدم العديد من الفنادق ومراكز المؤتمرات وجبات غير مكلفة نسبيًا ، لكنها تتقاضى 7 دولارات مقابل فنجان قهوة.

استخدم المساعدة

قم بتعيين متطوعين أو موظفين لأدوار رئيسية محددة. يجب أن يكون شخص واحد مسؤولاً عن المتحدثين ، والتأكد من أنهم يعرفون ما هو متوقع منهم ، وترتيب أماكن السفر ، وتحميل موادهم على الكمبيوتر المحمول الصحيح أو أي معدات أخرى ، وأن الميكروفونات وغيرها من المعدات معدة لاستخدامها. عيّن لشخص ما دور إدارة وصول الحضور ، وتم تعيين شخص آخر للتعامل مع موظفي المكان ومتعهدي تقديم الطعام ودعم الإنتاج.