كيفية كتابة مذكرة الإدارة

تستخدم الشركات المذكرات الإدارية لنشر المعلومات إلى عدة أشخاص. توضح هذه المذكرات الأخبار المتعلقة بالسياسات أو الأحداث أو المبادرات ، على سبيل المثال ، وتقدم المعلومات إلى جميع المديرين المناسبين في نفس الوقت. يتطلب إنشاء مذكرة إدارة فعالة فهم جمهورك وإدراك أن المديرين يتلقون الكثير من المراسلات على مدار اليوم. اكتب المذكرة لتكون واضحة وموجزة ، مع موضوع الاهتمام ، لزيادة الانتباه.

1

أرسل المذكرة فقط إلى المديرين الذين يطلبون المعلومات. يمكن أن يؤدي توزيع المذكرات على جميع المشرفين في المؤسسة في كل مرة تتم فيها كتابة واحدة إلى تقليل فرصة قراءة المذكرة. من خلال كونك انتقائيًا ، سيعرف المديرون ما إذا كانوا قد تلقوا واحدًا ، فربما يكون المحتوى مهمًا.

2

اكتب موضوعًا قويًا ، أو Re: ، سطرًا لجذب انتباه القارئ. بدلاً من شيء عادي ، مثل "تحديث برنامج المزايا الصحية" ، يمكنك كتابة "مزايا جديدة مثيرة تمت إضافتها إلى برنامج الرعاية الصحية!"

3

لخص الغرض من المقال في الجملة الأولى. سيستخدم المديرون هذا كدليل لتحديد ما إذا كان ينبغي عليهم مواصلة القراءة. يمكن أن يتسبب الافتتاح العام للمذكرة في استنتاج مدير مشغول أن المعلومات لا تستحق وقتها ، لذلك قم بتضمين تفاصيل كافية في السطر الأول لإقناع المديرين بأن المذكرة تستحقها.

4

اجعل المذكرة قصيرة ومختصرة. استخدم مزيجًا من الفقرات والنقاط لقراءة سريعة. في الوقت نفسه ، قم بتضمين محتوى كافٍ لشرح المعلومات بوضوح. لقد أصبح الكثير من الناس مشروطين بنشر منشورات قصيرة على وسائل التواصل الاجتماعي للحصول على وجهة نظر ؛ فهم الفرق بين المذكرة الموجهة إلى المديرين وتحديث Twitter ، على سبيل المثال. يجب أن تقدم المذكرة ملخصًا مرضيًا عن المشكلة.

5

وضح أي خطوات أو مسؤوليات تالية للقراء. حدد بوضوح ما إذا كانوا بحاجة إلى جمع معلومات معينة ، أو حضور ندوة ، أو تثقيف مرؤوسيهم حول هذه المسألة أو أي شيء آخر يتطلب إجراءً إضافيًا. قم بتضمين الموعد النهائي المحدد للإجراءات إذا كان هناك واحد.

6

قم بإدراج اسم جهة الاتصال والمعلومات إذا كان لدى أي من المديرين أسئلة بخصوص محتويات المذكرة.