العناصر الأساسية لاتصالات الأعمال

تظهر الاتصالات التجارية في العديد من الأشكال داخل المنظمة. تتواصل الشركات مع العملاء عبر المواقع الإلكترونية أو التقارير أو الدوريات. تشمل الاتصالات الداخلية الهواتف والبريد الصوتي والنشرات الإخبارية للشركة ونظام البريد الإلكتروني الداخلي ، على سبيل المثال لا الحصر. في جميع الحالات ، سواء كانت الاتصالات التجارية داخلية أو خارجية للشركة ، فإن ثلاثة عناصر أساسية لنجاحها هي الوضوح والهيكل ومعرفة جمهورك

وضوح

ربما تكون الكتابة أو التواصل بوضوح أهم عنصر في التواصل. تصل الاتصالات التجارية الفعالة إلى صلب الموضوع ، قل بالضبط ما هو المقصود دون إدخال كلمة مزدوجة ويتم نقلها بأبسط المصطلحات الممكنة. إن استخدام اللغة العامية الشائعة ، بدلاً من الاختصارات الصناعية المعروفة لعدد قليل فقط ، يجعل التواصل متاحًا أكثر للمستمع أو القارئ ويمكن فهمه بسهولة.

بناء

تتطلب الاتصالات التجارية ، مثلها مثل رواية القصص الجيدة ، بداية ووسط ونهاية. من السهل على القارئ أو المستمع اتباع هذا الهيكل المنطقي ، حيث تعلم معظم الناس أن يفهموه. استخدم هذا الهيكل لأي نوع من وسائط الاتصال أو التقارير أو رسائل البريد الإلكتروني أو البريد الصوتي ؛ كما تستخدمه خلال اجتماعات الشركة. كن مقتضبًا وتجنب الإفراط في الكلام ، ويجب أن تصل رسالتك.

الجمهور

افهم جمهورك. عندما تتواصل مع أحد العملاء ، اختر اللغة العامية التي سيفهمها ، بدلاً من المصطلحات التي لا يعرفها. ينطبق نفس المفهوم عند التحدث إلى الأقران أو أعضاء الفريق الآخرين في المنزل. قد توفر الاختصارات مساحة ، لكن معظم الناس لن يعرفوا معناها ؛ تبدو الاتصالات المكتوبة الناتجة مثل حساء الأبجدية. وجّه موضوعك إلى جمهورك - لا تجبر جمهورك على ملاءمة الموضوع.

التناسق

كن متسقًا في اتصالاتك ؛ لا تتخذ مواقف متعارضة لا تؤدي إلا إلى إرباك المستمع أو القارئ. اختر جانب المشكلة الذي تنوي الرجوع إليه والتزم به. يساعد استخدام صوت وأسلوب متسقين الجمهور على التفاعل مع الرسالة وتنمية الثقة في شركتك أو منتجك. من غير المحتمل أن يثق الناس بالمعلومات الواردة في رسالة غير متسقة أو متناقضة.

متوسط

استخدم الوسيلة المناسبة لمخاطبة جمهورك. إذا كانت الرسالة تستدعي خطابًا شخصيًا أو بريدًا إلكترونيًا ، فاستخدم هذا الوسيط للرسالة. إذا تطلب الأمر اتصالات صوتية أو وجهًا لوجه ، فإن البريد الإلكتروني هو الخيار الخاطئ. الوسيلة المستخدمة في الاتصالات التجارية تضفي مصداقية على الرسالة ، لذا التزم بالوسيط الذي يدعم الرسالة.