كيفية تحضير طلب تقديم العروض

كلما زاد حجم النشاط التجاري ، زاد احتمال أن يتطلب شراء سلع أو خدمات معينة خطة شراء رسمية. الهدف هو التأكد من أن الشركة لا تفرط في الإنفاق أو تدفع مقابل المكونات أكثر من الربح الذي ستحققه الشركة عند بيع المنتج النهائي. طلب تقديم العروض هو مرحلة من مراحل عملية الشراء يطلب فيها النشاط التجاري بنشاط العروض من الموردين المتنافسين من خلال دعوة لتقديم عطاءات أو طلب عروض. تحدد مستندات الالتماس عملية الشراء ومتطلبات الشراء وتحدد العملية التي يجب على كل مورد اتباعها عند تقديم عرض أو عرض رسمي.

1

صياغة خطاب دعوة إعلامي. توفر الرسالة المعلومات الأساسية التي يحتاجها الموردون المحتملون عند تحديد ما إذا كان لديهم مصلحة في المشاركة في عملية تقديم العطاءات. استخدم صوتًا رسميًا وحدد المصطلحات بوضوح وقدم تفسيرات وأوصافًا شاملة. قم بتضمين المواعيد النهائية للتقديم ، ووصفًا موجزًا ​​لحاجة الشراء وإرشادات لإعداد العطاء وتنظيمه وتقديمه. قدم تفاصيل مثل المدة التي يجب أن يظل فيها العطاء صالحًا ووصف المعايير والطريقة التي ستستخدمها الشركة عند تقييم عروض العطاء.

2

قم بإنشاء جدول بالمتطلبات ، بما في ذلك الكميات والمواصفات الفنية الواضحة ومتطلبات أداء المنتج. تأكد من كتابة توقعات الأداء بإحكام مع عدم وجود مجال للترجمة الشخصية. هذا أمر حيوي لمنع سوء الفهم والخلافات اللاحقة أثناء مرحلة تنفيذ العقد من الشراء. أخيرًا ، قم بتضمين معلومات التسليم ، بما في ذلك تاريخ التسليم وطريقة النقل وشروط التسليم.

3

أدخل نموذج العقد ، ونسخة من أمر الشراء المصرح به ، والأوراق التي تتضمن الشروط والأحكام العامة والخاصة يمكن أن تتضمن المصطلحات عناصر مثل متطلبات التأمين والترابط بالإضافة إلى شروط عقوبة عدم الأداء وتأخر الأداء. يمنح إرسال نموذج العقد مع الشروط والأحكام للموردين فرصة لمراجعة العقد من قبل متخصص قانوني قبل التوقيع.

4

قم بتضمين نموذج تقديم العرض كعنصر نهائي في طلب تقديم العروض. يصبح نموذج التقديم وثيقة ملزمة قانونًا بمجرد توقيع المورد وإرجاع مستندات العطاء. استخدم نموذج التقديم القياسي الذي يمكنك الحصول عليه من محاميك أو قم بصياغة نموذج مخصص.