كيفية حذف عدد كبير من العناصر في QuickBooks

عندما تعمل في تطبيقات تعتمد على البيانات مثل برامج جداول البيانات ، ستعتاد سريعًا على تعديل عدد كبير من الإدخالات في وقت واحد ، مما يوفر الوقت على بديل التسجيل على حدة. إذا كنت تواجه موقفًا تريد فيه حذف العديد من المعاملات أو عناصر القائمة من QuickBooks في مسار واحد ، فستجد بسرعة أن الأوامر التي تأمل في استخدامها لا تعمل على النطاق الذي تتوقعه. للتغلب على هذه القيود ، اختر الطريقة المناسبة لحذف البيانات غير المرغوب فيها.

أونديليتابليس

العملاء الذين لم يعودوا يشترون منك ، والمنتجات التي لم تعد تبيعها والبائعين الذين أسقطتهم من الاعتبار يضيفون كميات كبيرة إلى ملفات بيانات QuickBooks دون إضافة قيمة مستمرة. لا ترغب في عرضها في التقارير والقوائم ، لكن QuickBooks لن يسمح لك بحذف سجل يرتبط بقدر ما يرتبط بمعاملة واحدة. إذا كان العميل يتصل بتقدير ، وتظهر المنتجات في عرض أسعار ، وكان البائعون في السابق يحتلون مرتبة عالية في قائمة الانتقال ، يعرض QuickBooks رسالة خطأ عندما تحاول حذف هذه الإدخالات. تقدم لك رسالة الخطأ نفسها أيضًا بديلاً ، وهو خيار يطرد هذه السجلات غير المرغوب فيها بعيدًا عن الأنظار: زر "غير نشط" يمكنك النقر فوقه لخفض ترتيب العناصر التي لم تعد تستحق الأولوية ولكنها تتصل بماضيك المالي.

يختبئ في إصبعها

عندما تقوم بتغيير العلاقات المصرفية أو إغلاق حساب أو التوقف عن استخدامه ، فإن اتصالات العنصر بمعاملات سابقة متعددة تمنعك من حذفه. إذا كان بإمكانك توقع استئناف استخدام الحساب لاحقًا ، فأنت تريد الاحتفاظ به لاستخدامه في المستقبل. لمنع الحسابات السابقة والخاملة مؤقتًا من تشويش طريقة عرض بياناتك ، قم بإخفائها بدلاً من محاولة حذفها. انقر بزر الماوس الأيمن على حساب في نافذة مخطط الحسابات للوصول إلى خيار "جعل الحساب غير نشط". حجز حذف لحساب أنشأته عن طريق الخطأ وتعلم أنك لن تستخدمه أبدًا.

بالدور

بعد تحديد مجموعة من السجلات المعزولة المؤهلة للحذف - فقد حدث خطأ في استيراد الملفات ، على سبيل المثال - يمكنك قضاء نصف ساعة في البحث عن اختصار لوحة المفاتيح أو عنصر القائمة الذي يتيح لك حذف عدة اختيار جزء ، فقط لإدراك أن QuickBooks لا يوفر إمكانات الحذف بالجملة. لحل خطأ فردي أو مسح إدخال عرضي ، يمكنك حذف عناصر واحدة تلو الأخرى. إذا قمت باستيراد السجلات الخاطئة بشكل جماعي من جدول بيانات Microsoft Excel ولا تريد تصحيح الخطأ عنصرًا واحدًا في كل مرة ، فابحث عن الأدوات المساعدة التي يمكن أن تضيف إمكانيات QuickBooks المحجوبة.

استدعاء الأطراف الثالثة

يتخصص برنامجان تابعان لجهات خارجية في أنواع مهام التنظيف التي لا تستطيع QuickBooks التعامل معها بمفردها. ضمن قائمة CPA Karl Irvin المكونة من 25 أداة مساعدة QuickBooks ، يركز Data Remover (انظر الموارد) على حذف المعاملات وأسماء القوائم ، مما يوفر لك إمكانات الفرز ونطاق البيانات التي يمكنك استخدامها لتحديد البيانات التي تريد إزالتها وعزلها. تسرع عملية استيراد المعالجات وتصديرها وحذفها من Baystate Consulting (انظر الموارد) وتبسيط مهام نقل البيانات إلى QuickBooks وإخراجها ، وتطهير كميات كبيرة من المعلومات في خطوة واحدة. لاستخدام هذه الأدوات المساعدة بحكمة ، تأكد من أنك تفهم عواقب ميزاتها القوية.