10 أسباب لماذا تتجاوز المشاريع الميزانية

إحصائيًا ، 85 بالمائة على الأقل من كل مشروع يتجاوز الميزانية إلى حد ما. غالبًا ما يكون هذا بسبب أحداث غير متوقعة خارجة عن سيطرة الإنسان. لحسن الحظ ، يمكنك التأثير على الاحتمالات لصالحك إذا كان لديك وعي بما يمكن أن يحدث خطأ. من خلال ترك مساحة في ميزانيتك لما هو غير متوقع ووضع خطة طوارئ ، يمكنك تقليل احتمالية نفاد الأموال.

قلة خبرة قائد المشروع

قلة خبرة قائد المشروع يمكن أن تعني أن أي جانب منه يمكن أن تتم إدارته عن غير قصد ، بما في ذلك الميزانية. في حين أنه من الصحيح أن هناك أول مرة لكل مهمة ، فإن قائد المشروع الجديد في مسؤوليات المنصب قد يواجه عقبات أكثر من الشخص الذي لديه دراية جيدة في رؤية المشروع من البداية إلى النهاية. يحتاج قادة المشروع المبتدئين إلى مزيد من التوجيه والإشراف طوال العملية ، أو على الأقل ، موجهًا يمكن الوثوق به لتقديم مشورة حكيمة وموضوعية.

ضعف الاتصال / إدارة الموظفين

من أجل تطوير المشروع ، يجب أن تكون الاتصالات دقيقة وفي الوقت المناسب موجودة في جميع المراحل. يحتاج قائد المشروع إلى التعبير بوضوح عما هو مطلوب وما يحدث للموردين والمقاولين وأعضاء الطاقم / الفريق والمسؤولين. يحتاج أفراد الطاقم / أعضاء الفريق بالمثل إلى التواصل بشكل جيد فيما بينهم. يؤدي سوء الفهم أثناء التخطيط والتنفيذ إلى عدم تنفيذ المهام بشكل صحيح. يمكن أن يؤدي تصحيح الموقف إلى تأخير الوقت وتجاوز الميزانية. يجب على الزملاء تحديث بعضهم البعض طوال العملية للمساعدة في تقارب الجداول الزمنية المتوقعة والحد من التكاليف غير المتوقعة.

خطأ بشري

يتراوح الخطأ البشري من علامة عشرية محذوفة أو في غير محلها في الميزانية العمومية إلى المعدات أو المستلزمات الخاطئة التي يتم طلبها. بغض النظر عن الشكل الذي قد يتخذه ، يمكن أن تكون الأخطاء مكلفة. يمكن التخفيف من معظم أشكال الخطأ البشري من خلال قضاء بعض الوقت للتحقق من المستندات والأوامر والتحقق من أي تغييرات عند حدوثها.

الخسارة من خلال التلف أو العطل

عندما تتعطل المعدات الرئيسية في الموقع أو تتلف أثناء التثبيت أو لا تعمل على النحو المنشود ، يجب إعادة ترتيبها أو استبدالها أو إصلاحها لإعادة المشروع إلى المسار الصحيح. يمكن أن تكون كل حالة من هذه المواقف نفقة غير متوقعة للميزانية المخصصة. يجب تخصيص نسبة مئوية من ميزانية كل مشروع مقدمًا لمنع تحويل الأموال من الاحتياجات المدرجة في الميزانية (حتى 30 في المائة).

مشاكل علاقة البائع

يمكن أن تؤثر المشاكل مع المقاولين الخارجيين أو البائعين أو الموردين على ميزانية مشروعك. استخدم فقط البائعين الذين يتمتعون بسمعة ممتازة لكونهم موثوقين ومهرة. سيعني الافتقار إلى الاحترافية وعدم القدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية والعمل الرديء تحديد موقع بائع آخر أثناء المشروع ودفع رسوم جديدة للتعاقد مع بديل.

تغيب الموظف

يمكن أن تحدث درجة معينة من التغيب بسبب المرض أو حالة الطوارئ ، ولكن إذا كانت مفرطة ، فإنها ستعيق نجاح المشروع. يجب أن يتم استثمار الأفراد الذين تم اختيارهم لقيادة مشروع ما بشكل كامل لرؤيته حتى اكتماله واختياره بعناية من قبل الإدارة. إذا كان يتعين استبدال الموظفين في منتصف المشروع ، فمن المحتمل أن تكون التأخيرات بسبب منحنى التدريب / التعلم الذي يجب أن يخضع له الشخص الجديد. إذا فقد عدد من الموظفين ، ولم يتم استبدالهم ، فسيكون إكمال المهمة المطروحة أكثر صعوبة مع عدد أقل من الأشخاص الذين لديهم واجبات أكثر.

صنعة سيئة

لا ينبغي أن تكتمل المهام المعينة في الوقت المحدد فحسب ، بل يجب أن تُنفذ جيدًا أيضًا. أداء العمل الضعيف الذي يتطلب أكثر من تعديل أو مراجعة يكلف المزيد من المال بسبب متطلبات العمل الإضافي ويمكن أن يجهد أي ميزانية. إن وجود محترفين ماهرين وذوي خبرة في مشروع ما يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا.

العوامل البيئية

لا يمكن فعل الكثير بشأن الطقس العاصف أو الكوارث الطبيعية. يمكن تهميش المشروع بشكل غير متوقع وإلى أجل غير مسمى بسبب الظروف التي تمنع أعضاء الفريق من الوصول إلى الموقع أو تؤخر تسليم الإمدادات أو تؤدي إلى خسارة جزئية أو كلية. التعافي من هذا النوع من الانتكاسات ليس بالأمر السهل ، لكن تخصيص الأموال للتأمين في مراحل التخطيط الأولية للمشروع أمر حكيم.

عدم التبصر

سوء التخطيط هو المسؤول عن معظم حالات العجز في الميزانية. ببساطة ، عندما يتم تخصيص أموال أقل من اللازم لمشروع ما ، فمن المؤكد أنه ستكون هناك حاجة إلى مزيد من الأموال لرؤية المشروع حتى اكتماله. قد يؤدي عدم فهم ما هو مطلوب ماليًا لمشروع ما ، من الرواتب إلى التكاليف العامة ، إلى نفاد الأموال في المراحل المبكرة.

ضعف تخصيص الموارد

يجب استخدام الأموال المدرجة في الميزانية بحكمة لتجنب الإنفاق الباهظ في المجالات غير الحيوية. إن إنفاق الكثير من المال في منطقة ما وعدم كفاية في منطقة أخرى يمكن أن يعرض المشروع بأكمله للخطر ، خاصة في شركة صغيرة ذات تمويل محدود. أحد الأمثلة على ذلك هو بناء / تجديد المطبخ الذي تم فيه خفض التكاليف باستخدام مواد أرضيات أرخص من أجل توفير أجهزة عالية الجودة للخدمة الشاقة. بعد تركيب الأرضية ، تم تسليم الأجهزة. تعرضت الأرضية المتدنية للمعايير للتلف عند إدخال الأجهزة ، ويجب الآن طلب أرضيات جديدة. لم يتأثر الجدول الزمني فقط ، ولكن الميزانية أيضًا. كان الخيار الأفضل هو طلب أرضيات وأجهزة ذات جودة جيدة وبأسعار معتدلة للحفاظ على الميزانية قيد الفحص والمشروع في الموعد المحدد.