كما تمثل ملاءمة المصروفات النثرية أهم تحديات المراجعة ؛ نظرًا لأن الصندوق النقدي عادةً ما يكون غير مؤمن جيدًا ، فإن التتبع الموثوق به للوصول إلى الأموال يمثل خطرًا على الرقابة الداخلية. يتطلب التأكد من استخدام النقد بشكل صحيح تسوية الإيصالات ، ومراجعة موقع تخزين النقد ، ومراجعة الإجراءات التي يستخدمها الموظفون للوصول إلى الأموال. يجب إجراء التدقيق بشكل منتظم.
1
تعرف على الشخص الذي يعمل كوصي عادي على المصروفات النثرية - عادة ما يكون سكرتيرًا أو مديرًا. إذا لم يكن هناك شخص واحد مسؤول عن المصروفات النثرية ، ففكر في وضع سياسة تحدد شخصًا واحدًا باعتباره أمين المصروفات النثرية. أحضر سجل تدقيق ، وهو عبارة عن إحصاء مستمر لإجمالي المصروفات النثرية بمرور الوقت.
2
عد العملة والعملة المعدنية. أيضًا ، احسب قيمة الطوابع البريدية أو الأدوات القابلة للتداول (مثل الشيكات السياحية أو السندات) المخزنة في المصروفات النثرية.
3
اجمع جميع الإيصالات والإيصالات المستخدمة لتبرير المدفوعات من المصروفات النثرية أو سجلات المعاملات المضافة إلى النقد. تأكد من أن جميع الوثائق شرعية وتتوافق مع أي سياسات سداد أو نفقات سارية.
4
أضف الإجمالي النقدي إلى إجمالي الإيصال. يجب أن يساوي هذا المبلغ المبلغ النقدي المذكور في المراجعة الأخيرة.
5
أضف سجلًا إلى سجل المصروفات النثرية مع ملاحظة أي اختلافات إذا كان المبلغ صغيرًا أو ضمن الحدود التي تحددها السياسة.
6
التوقيع على سجل التدقيق. يجب على كل من أمين الحفظ والمدقق التوقيع على اتفاقياتهما بأن إجمالي النقد يساوي المبلغ المسجل. قم بإزالة وأرشفة الإيصالات والقسائم الحالية وفقًا للسياسة.
7
افحص مكان تخزين المصروفات النثرية. تأكد من أن الوصول مقصور على الحارس أو الأشخاص الذين لديهم وصول شرعي إلى صندوق النقد. تأكد من وضع الصندوق نفسه في مكان يمنع السرقة.
