السياسات المحاسبية على الفواتير للسلع التي لم يتم تسليمها بعد

مع المحاسبة النقدية ، مسك الدفاتر بسيط: لا تسجل أي معاملات حتى يتم تغيير الأموال فعليًا ، كما تقول أدوات المحاسبة. باستخدام المحاسبة على أساس الاستحقاق ، يمكنك تسجيل المعاملات بمجرد أن تكسب المال أو تدين به. إذا وصلت الفاتورة قبل أو بعد البضائع التي دفعت مقابلها ، فإن تسجيل المعاملة بشكل صحيح يتطلب بضع خطوات محاسبية إضافية.

تلميح

إذا قمت بالدفع المسبق لفاتورة قبل استلام السلع أو الخدمات ذات الصلة ، فأنت تقوم بإيداع النقد وتخصم من حساب المصروفات المدفوعة مسبقًا ، مثل المستلزمات المدفوعة مسبقًا أو المخزون المدفوع مسبقًا أو الخدمات المدفوعة مسبقًا. عندما تتلقى كل ما دفعته من أجل ، فإنك تضيف حسابًا مدفوعًا مسبقًا ونفقات مخزون مدين أو حساب مشابه.

لم يتم استلام الفاتورة

سيكون حفظ السجلات أمرًا بسيطًا إذا قام المشترون ببساطة بزيارة أحد الموردين ، ودفعوا مقابل ما يحتاجون إليه وخرجوا من البضائع ، ولكن هذا لا يحدث غالبًا. بدلاً من ذلك ، يتم الطلب والشحن والفواتير والدفع في نقاط مختلفة من العملية. لمزيد من إرباكك ، يتعامل نظام إدارة المخزون الخاص بك مع شحنات البضائع بشكل مختلف عن نظام المحاسبة الخاص بك.

على سبيل المثال ، تقول مراقبة الشراء ، افترض أنك تلقيت شحنة من أصناف المخزون ولكن الفاتورة لم يتم استلامها بعد. إذا كنت تستخدم نظام جرد دائم ، حيث تقوم بتحديث سجلات المخزون الخاصة بك باستمرار ، فإنك تسجل الشحنة مرة واحدة ؛ مع الجرد الدوري ، تقوم بتسجيله في نهاية الفترة المحاسبية. في كلتا الحالتين ، لا تسجل الشراء كحساب مستحق الدفع حتى تتلقى فاتورة البضائع.

لنفترض أنك طلبت 2000 دولار من المخزون. طالما لم يتم استلام الفاتورة ، يمكنك تسجيل 2000 دولار في حساب GRNI - البضائع المستلمة ، وليس الفواتير - وكذلك في المخزون. بمجرد أن يرسل البائع فاتورة البضائع ، فإنك تقلل GRNI بمقدار 2000 دولار وتسجيل 2000 دولار في حسابات الدفع.

تتبع GRNI

مع نمو أعمالك ، قد تصبح شحنات GRNI أكثر شيوعًا. قد ينتهي حساب GRNI الخاص بك بمئات الإدخالات التي تتضمن عمليات شراء متعددة وعناصر متعددة وبائعين متعددين. يستغرق تتبعها وتحديثها عند استلام الفواتير وقتًا وجهدًا متزايدًا ومن السهل فقدان المسار. قد تؤدي تأخيرات البائعين وأخطاء الفواتير والاحتيال إلى تفاقم الأمور

يمكن أن يساعد البرنامج في هذا. يمكن أن تأخذ العملية الآلية الفواتير ، ومطابقتها مع أوامر الشراء وإجراء التعديلات اللازمة في مسك الدفاتر ، دون فقد البيانات التي قد تتخطى العين البشرية. هذا له ميزة إضافية تتمثل في الحفاظ على كتبك محدثة ، دون تأخير زمني. يمكن أن يسهل ذلك تحديد البائعين البطيئين ، أو الذين يقومون بالتسليم في الوقت المناسب ، وتحديد أيهم يستحق المزيد من عملك.

لم يتم استلام البضائع

في بعض الأحيان تعمل الأشياء في الاتجاه المعاكس. تتلقى الفاتورة ، وربما تدفعها ، لكن ليس لديك البضائع بعد. تقول أدوات المحاسبة أن هذا يحدث ، على سبيل المثال ، عندما تدفع مسبقًا مقابل البضائع التي تطلبها. قد يكون الدفع المسبق لأنك تستخدم المحاسبة النقدية وتريد تسجيل النفقات مبكرًا ، أو لأن الدفع مقدمًا يمنحك معاملة مفضلة. يحدث هذا أيضًا إذا لم يمنحك البائع ، لأي سبب كان ، رصيدًا.

المحاسبة للمخزون المدفوع ولكن لم يتم استلامه - أو البضائع المدفوعة مسبقًا ، أو الخدمات المدفوعة مسبقًا - يعامل البضائع أو الخدمات التي يدين بها الطرف الآخر لك كأصل. إذا دفعت مبلغ 1200 دولار كمخزون مقدمًا ، فأنت تضيف 1200 دولار نقدًا وتخصم من حساب أصول المصروفات المدفوعة مقدمًا 1200 دولار . عندما تتلقى عناصر المخزون ، أو البضائع الأخرى ، فإنك تقوم باحتساب المصاريف المدفوعة مسبقًا ونفقات المخزون المدين.

مع الخدمات ، يكون الأمر أكثر تعقيدًا قليلاً لأن العملية أطول. إذا كنت تدفع مقابل خدمة الإنترنت أو التأمين لمدة عام مقدمًا ، على سبيل المثال ، فإنك تقوم بخصم النفقات المدفوعة مسبقًا مقابل واحد على اثني عشر دفعة كل شهر. على سبيل المثال ، إذا دفعت 24000 دولار مقابل خدمات الصيانة لمدة عام ، فستخصم 2000 دولار من النفقات المدفوعة مسبقًا كل شهر وتضيف إلى حساب مصروفات الصيانة نفس المبلغ.

من الناحية العملية ، يمكن أن يؤدي القيام بذلك مع كل حساب وشراء مدفوع مقدمًا إلى تعطل المحاسبة الخاصة بك من خلال تتبع الكثير من العناصر المدفوعة مسبقًا ، وخاصة الخدمات. لتجنب ذلك ، قم بتعيين حد أدنى لإدخال عنصر في حساب المصروفات المدفوعة مسبقًا. إذا كان الحد الأدنى ، على سبيل المثال ، 500 دولار وكنت تدفع مقدمًا مقابل ما قيمته 400 دولار من اللوازم المكتبية ، فما عليك سوى التعامل مع 400 دولار على أنها مصروفات عادية.

عندما تتعامل نقدًا

إذا كنت تستخدم المحاسبة النقدية ، كما تفعل العديد من الشركات الصغيرة ، فلا يوجد شيء مثل حساب المصروفات المدفوعة مسبقًا ، كما تقول فونديرا. لنفترض أنك دفعت فاتورة بضائع بقيمة 1400 دولار أمريكي اليوم ولكنك لن تستلم البضائع لمدة أسبوعين. بدلاً من القلق بشأن النفقات المدفوعة مسبقًا ، ما عليك سوى تسجيل 1400 دولار على أنها عملية شراء منتظمة. إذا دفعت مقابل ستة أشهر من الخدمات بمبلغ 300 دولار اليوم ، فستقوم بتسجيل المصاريف اليوم ولن تقوم بتعديل الحساب لاحقًا.

هذا يبسط المحاسبة الخاصة بك ، لكنه أيضًا يشوه مظهر أموالك. لنفترض أنك تدفع 3600 دولار هذا الشهر مقابل خدمات لمدة عام. هذه مصاريف خدمة كبيرة جدًا هذا الشهر تليها 11 شهرًا بدون نفقات. يمنحك نهج الاستحقاق ، الذي يُظهر مصروفًا بقيمة 300 دولار شهريًا ، صورة أكثر واقعية.

عندما تكون البائع

إذا كنت البائع ، فإن حساب المخزون المدفوع ولكن لم يتم استلامه يعمل بشكل عكسي. إن امتلاك سلع أو خدمات مخزون المشتري يسري على الدفاتر كالتزام وليس كأصل. لا يحمل البائعون عادةً الكثير من المدفوعات المسبقة ، لذلك ليس من الصعب تتبع المدفوعات وتعديل الحسابات.

إذا تلقيت ، على سبيل المثال ، دفعة بقيمة 1500 دولار أمريكي للبضائع المراد شحنها ، فإنك تسجل ائتمانًا في حساب التزام الدفع المسبق وخصمًا نقدًا. عندما تقوم بشحن البضائع ، فإنك تقوم بخصم الدفعات المسبقة وتقيد حسابات الإيرادات. إذا كنت تبيع الخدمات مقدمًا ، فستقوم بتعديل الحسابات لكل شهر من الخدمات ، كما يفعل المشتري.

طلب النقد مقدمًا

تقول أكاديمية Jobber إن مزايا دفع العملاء إلى الدفع المسبق تشمل عدم القلق بشأن عدم الدفع والتأكد من وصول الدفعة في الوقت المناسب. إذا كنت شركة صغيرة ذات تدفق نقدي ضيق ، فهذه مزايا محددة. هناك ظروف أخرى تكون فيها فكرة جيدة:

  • سيتعين عليك التخلص من كمية كبيرة من المواد الخام وتريد إيداعًا. غالبًا ما يطلب أصحاب الأسقف وديعة لتغطية القوباء المنطقية والمسامير ، على سبيل المثال.
  • إنها مهمة كبيرة ولا يمكنك حقًا تحمل العميل للتراجع. يضمن الوديعة شراء العميل.
  • أنت تعلم من تجربة سابقة أن هذا العميل يدفع متأخرًا.
  • عملك جديد وتحتاج إلى التدفق النقدي.

الجانب السلبي هو أنه إذا أرسلت فاتورة البضائع قبل البضائع أو الخدمة ، فقد يؤدي ذلك إلى تلويث العلاقة مع عملائك ، خاصةً إذا كانوا غير راضين عن عملك. كن واضحًا دائمًا ما هي شروط الصفقة. اتصل بهم بعد التسليم لمعرفة ما إذا كانوا راضين. قدم خصمًا على الدفع المسبق ، إذا كنت تستطيع ذلك. تريد عميلك راضٍ تمامًا.