كيفية إدارة كشوف المرتبات

كشوف المرتبات هي وظيفة أساسية في عملك الصغير ، لأن مهامك لا تتوقف بمجرد منح موظفيك شيكات رواتبهم. يجب عليك أيضًا الامتثال للقوانين الفيدرالية والولائية والمحلية ذات الصلة. قد يؤدي الفشل في إدارة واجبات كشوف المرتبات بشكل صحيح إلى عدم دقة شيكات الرواتب والتقارير المالية. من خلال الإدارة الفعالة ، فإنك تساعد في تعزيز عمليات كشوف المرتبات الخاصة بك.

الاعتبارات

اختر فترة دفع متسقة ، مثل أسبوعية أو نصف شهرية أو نصف شهرية أو شهرية. فحص قوانين الحد الأدنى ليوم الدفع في ولايتك ؛ قد تدفع أكثر مما يتطلبه القانون ولكن ليس أقل.

نظام الرواتب

يمكّنك نظام الرواتب الخاص بك من معالجة شيكات الرواتب. إذا كنت تقوم بمعالجة كشوف المرتبات داخليًا ، فإن استخدام برنامج كشوف المرتبات يكون أكثر كفاءة من معالجة كشوف المرتبات بالكامل يدويًا. لدى بائع البرنامج حزمًا بشكل عام بناءً على حجم عملك. لتوفير الوقت والمال ، يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لواجبات كشوف المرتبات لشركة خدمات كشوف المرتبات. يعالج الموفر شيكات الراتب وغالبًا ما يتعامل مع التزامات ضرائب الرواتب والمزايا الخاصة بشركتك. كل ما عليك فعله هو التحقق جيدًا من عمل المزود.

نظام ضبط الوقت

لتتبع ساعات عمل موظفيك ، قد تطلب من العمال ملء جداول الوقت الأسبوعية أو تثبيت ساعة زمنية. هذا الأخير أكثر كفاءة من السابق لأنه ليس من السهل على الموظفين اختلاق ساعات على مدار الساعة. اعتمادًا على نوع ساعة الوقت لديك ، يمكنك إما حساب اللكمات الموضحة على بطاقة الوقت ، أو يقوم النظام بإجراء الحسابات نيابة عنك.

الضرائب على المرتبات

أثناء القيام بكشوف المرتبات ، يجب عليك حجب ضرائب الرواتب الفيدرالية ، بما في ذلك الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية ، من رواتب موظفيك ودفع حصتك إلى الوكالات الحكومية المناسبة. يمكنك أيضًا سحب ضرائب الدخل الفيدرالية وضرائب الدخل الحكومية - عند الاقتضاء - ومساهمات التأمين ضد البطالة. لأغراض استقطاع ضريبة الدخل الفيدرالية ، امنح الموظفين الجدد نموذج W-4 لإكماله وإعادته إليك في الوقت المناسب للحصول على رواتبهم الأولى. للبقاء على اطلاع دائم بالتزاماتك الضريبية الفيدرالية ، راجع منشور خدمة الإيرادات الداخلية E ، "دليل ضريبة صاحب العمل". لتحديد الالتزامات الحكومية والمحلية ، اتصل بوكالة الإيرادات الحكومية أو مقيِّم الضرائب المحلي.

استحقاقات الموظفين

إذا كنت تزود موظفيك بمزايا الشركة ، مثل التأمين الصحي وحسابات الإنفاق المرنة وخطط التقاعد ، فإن المساهمات الطوعية للموظف في مثل هذه الخطط يتم التعامل معها أيضًا من خلال كشوف المرتبات. قد يتعامل موظفو كشوف المرتبات أو الموارد البشرية مع هذا المجال من عملك ، أو يمكنك تعيين مسؤول طرف ثالث. إذا كنت تقدم إجازة مدفوعة الأجر ، مثل الفجيعة والإجازة والأيام المرضية والأيام الشخصية ، فيمكن لمسؤول كشوف المرتبات لديك تتبع ما يتم استخدامه.

إيداع مباشر

كلما زادت رواتبك ، زاد عدد الشيكات التي يجب عليك تتبعها. شيكات الراتب عرضة للسرقة أو في غير محلها. إذا حدث هذا ، فقم بإيقاف الدفع على الشيك المسروق أو المفقود وأعد إصدار شيك راتب آخر للموظف. يمكنك تجنب هذا الاحتمال عن طريق إنشاء إيداع مباشر مع البنك الذي تتعامل معه واستخدام برنامج كشوف المرتبات الذي يتيح هذا الخيار. اشرح مزايا الإيداع المباشر لموظفيك وشجعهم على قبولها.

محاسبة

محاسبة الرواتب هي الطريقة التي تراقب بها نفقات رواتب الشركة. من خلال محاسبة كشوف المرتبات ، تقوم بتخصيص الأجور والمرتبات واستقطاعات الرواتب والمصروفات الأخرى للحسابات المالية الصحيحة. تقوم أيضًا بإجراء تسوية دورية لضمان دقة شيكات الرواتب وإعداد التقارير الضريبية والمحاسبة.

حفظ السجلات

لدى الحكومة الفيدرالية وحكومات الولايات قوانين محددة لحفظ السجلات الخاصة بالرواتب. على الرغم من أن برنامج كشوف المرتبات يخزن بيانات كشوف المرتبات الخاصة بك ، إلا أنه يمكنك زيادة الموثوقية عن طريق طباعة تقارير كشوف المرتبات في نهاية كل فترة دفع وتسجيل النسخ المطبوعة في منطقة آمنة. تقسم التقارير الأجور الإجمالية إلى الصافية لكل موظف لفترة الدفع.