ما العناصر التي يجب تضمينها في توثيق الموظف لإنهاء الخدمة؟

بدون توثيق شامل ، يمكن للشركة تشغيل الجداول من قبل موظف سابق ساخط تم إنهاؤه بشكل شرعي ومبرر. يمكن أن تكون النتيجة تجربة تقاضي مكلفة. يمكن أن يساعد التوثيق الموضوعي للحوادث والأداء الضعيف والمحادثات مع الموظف في ترسيخ المصداقية ودعم ادعاءاتك عندما يحين وقت إنهاء خدمة العامل.

تواريخ

عندما تحدث حادثة أو محادثة بينك وبين موظف مشكلة ، فمن المهم توثيق التاريخ الذي حدثت فيه. يمكن أن يساعدك تضمين التواريخ في عزل كل حدث وإنشاء أي أنماط تلاحظها عند إعداد الوثائق لإنهاء الموظف. سيظهر توثيق الأحداث أيضًا أن قرار إنهاء الموظف لم يحدث بدون سجل الحوادث السابقة.

الانتهاكات

في مقال لجمعية إدارة الموارد البشرية ، كتبت H. Ann Liroff أنه يجب عليك توثيق جميع انتهاكات الموظفين في ملف الموظفين الخاص بالموظف فور حدوثها. يجب أن تتوافق الانتهاكات مع دليل سياسات وإجراءات الشركة وقد تشمل الأداء الضعيف ، وانتهاكات العقود ، والإجراءات غير القانونية ، والسلوك غير الأخلاقي ، وانخفاض الإنتاجية ، والتغيب ، والتأخير ، والعصيان ، والممارسات غير الآمنة ، والسلوكيات التخريبية. عند توثيق انتهاك ، يجب عليك تضمين ، إن أمكن ، اللغة التي استخدمها الموظف ، وكيف أثر الحادث على واجبات الموظف وكيف أثر على القسم أو الشركة ككل. استخدم الملاحظات التي كتبتها في ملف الموظفين الخاص بالموظف لإنشاء قائمة بالمخالفات وتواريخها في مستندات الإنهاء.

المحادثات والتقييمات

عند توثيق انتهاك ، قم بتضمين ملاحظات بشأن الإجراءات التي اتخذتها أو المحادثات التي أجريتها مع الموظف. تفاصيل المحادثات التي أجريتها مع الموظف فيما يتعلق بأوجه القصور في الأداء وعواقبها ، بالإضافة إلى الإرشادات الواقعية والمواعيد النهائية التي حددتها للتحسين. تساعد هذه الملاحظات في فرض إجراءات تأديبية مبررة أو إنهاء الخدمة. كما أن جعل الموظف على علم بهذه الوثائق يجعله على دراية بالعواقب السلبية.

التقييمات

بالإضافة إلى المحادثات ، قم بتوثيق تقييمات الموظفين التي تم إجراؤها ، والاجتماعات التي تم عقدها لتقييم تقدم الموظف نحو الأهداف المحددة ومستوى مشاركة الموظف خلال العملية. من المستحسن إصدار تحذيرات كتابية وجعل الموظف المشكل يوقع على مستند يقر باستلام المستند. يمكن أن يساعد هذا الإقرار في دعم حقيقة أن الموظف تلقى تحذيرًا وتم إعلامه بالعواقب المحتملة. قم بتضمين المعلومات المتعلقة بالمحادثات والتقييمات والتحذيرات في وثيقة إنهاء الموظف.

اجراءات تأديبية

قم دائمًا بتدوين الإجراءات التأديبية التي تم تسليمها إلى الموظف في ملفات الموظفين ووثائق الإنهاء. يمكن أن تشمل الإجراءات التأديبية خفض الدرجة أو المراقبة أو الإيقاف. قم بتضمين نتيجة أي إجراء تأديبي في ملاحظاتك.