بيئة المكتب القياسية

عندما تنشئ مكتبًا ماديًا جديدًا لعملك الجديد ، سيتعين عليك اتخاذ بعض القرارات المتعلقة ببيئة مكتبك. يمكن أن يكون للطريقة التي تنشئ بها مكتبك تأثير مباشر على موظفيك وعملية العمل. عند اتخاذ قرارات بشأن مكتبك ، من المفيد أن تبدأ بخطة بيئة مكتبية قياسية ثم تبتكر وتتوسع في الخطة لتناسب احتياجاتك الخاصة.

الاعتبارات

قبل أن تبدأ في اتخاذ القرارات المتعلقة ببيئة مكتبك ، من المهم أولاً مراعاة عدد الموظفين والموقع العام للمكتب. انظر إلى خطة عملك للحصول على إرشادات وقم بإجراء بحث حول المساحة المثالية المطلوبة لكل موظف لنوع شركتك (انظر الموارد). تأكد من أن مساحة المكتب التي تستأجرها كافية لإيواء جميع موظفيك بشكل مريح. تمتلك العديد من المناطق أيضًا قواعد صارمة حول الحد الأقصى لعدد شاغلي المبنى أو المساحة ، لذا تحقق من مكتب المدينة المحلي أو المؤجر المحتمل قبل التوقيع على الأوراق.

التصميم

تصميم المكتب هو اعتبار رئيسي لمالك الأعمال الصغيرة الجديد. تختار بعض الشركات تصميمًا إداريًا مفتوحًا أساسيًا ، مع مجموعات من الموظفين في مناطق مختلفة من المكتب (بدون جدران) ، بينما يفضل البعض الآخر تنسيقًا أكثر خصوصية للمقصورة. يعتمد اختيار تصميم المكتب على عدد من العوامل ، بما في ذلك مستوى الضوضاء في المكتب ، وثقافة المكتب ، والمساحة المتاحة ، والاحتياجات والواجبات المحددة للموظفين. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم متخصصين في المبيعات أو عاملين في مركز الاتصال ، فإن الحواجز التي أنشأتها المقصورات يمكن أن تساعد في منع عبور المحادثات.

ميزات

تحتوي بيئة المكتب القياسية على الأثاث والمعدات اللازمة للقيام بأنشطة الأعمال المشتركة. تشمل هذه العناصر المكاتب والكراسي وجدران المقصورة وأنظمة الهاتف والأسلاك وأجهزة الفاكس وآلات التصوير وطاولات غرف الاجتماعات وأنظمة الكمبيوتر وخزائن الملفات. لدى بعض الولايات أيضًا قواعد تتعلق بمستوى الراحة الذي يجب على صاحب العمل توفيره لموظفيه في المكتب ، خاصة إذا كان شخص ما يعاني من حالة طبية ، لذلك قد تتضمن بيئة المكتب أيضًا نظام تكييف وتدفئة.

تحذير

تعرب الجمعية الأمريكية لمهندسي التدفئة والتبريد وتكييف الهواء عن قلقها بشأن انبعاثات بيئة المكاتب. الأثاث المكتبي المستخدم في بعض المواقع يمكن أن ينبعث منه مركبات عضوية متطايرة أو المركبات العضوية المتطايرة. تأتي الانبعاثات أيضًا من آلات التصوير والآلات الأخرى المستخدمة في سياق الأعمال اليومية. بسبب هذه الانبعاثات المحتملة ، من المهم أن تكون بيئة المكتب مفتوحة قدر الإمكان للسماح للهواء النظيف بالتهوية عبر المبنى.

انسايت الخبراء

يمكن أن ترتبط بيئة المكتب أحيانًا بأداء العامل والتواصل ، وفقًا لتوماس إتش دافنبورت ، مدير الأبحاث في بابسون للتعليم التنفيذي ومؤلف كتاب "معرفة العمل: كيف تدير المنظمات ما تعرفه". ساعد في إجراء دراسة حول بيئات المكاتب التي وجدت أن بعض أنواع العمال يفضلون العمل في أماكن مغلقة مع ذلك يتواصلون بشكل أفضل في البيئات المفتوحة. وكشفت أيضًا أنه كلما كان العمال أقرب إلى بعضهم البعض ، زاد احتمال تواصلهم مع بعضهم البعض.