ما هي أهم أنشطة إغلاق المشروع؟

لقد بدأت بالفعل في مغامرة العمر من خلال إطلاق مشروع صغير. أنت الآن جاهز للشروع في نوع مختلف ولكن لا يزال مبهجًا من المغامرات: مشروع خاص من شأنه تنشيط عملك وتحسين العمليات وربما يثري أرباحك النهائية. على الأقل ، هذه هي المكافآت التي تنتظرك - إذا وصل مشروعك إلى نتيجة صحيحة.

على الرغم من صعوبة تصديق ذلك ، فإن بعض المشاريع الخاصة تضعف أو تنفد - مما يسرق أصحاب الأعمال الصغيرة من الفوائد التي كانوا يتصورونها عندما كان المشروع في "مرحلة الأحلام" المبكرة. يمكنك تجنب هذا الاحتمال من خلال التحضير لأهم أنشطة إغلاق المشروع الموصى بها من قبل خبراء إدارة المشروع.

فهم أهمية إغلاق المشروع

بغض النظر عن المرحلة التي سيحدث فيها مشروعك الآن ، فليس من السابق لأوانه أبدًا التعرف على أهمية أنشطة إغلاق المشروع . أنت في رحلة ، وعلى الرغم من أنك قد تركز الآن على الخطوات الأولية المحورية ، فلا يزال يتعين عليك مراقبة وجهتك بعين واحدة. لقد استثمرت بالفعل الكثير من الوقت والجهد والمال في مشروعك - وربما قدرًا كبيرًا من الأمل - للتفكير بطريقة أخرى.

سيساعد اتباع الخطوات الذكية لإنهاء المشروع في ضمان ما يلي:

  • انتهى كل العمل المرتبط بمشروعك ؛ انها كاملة. يوافق جميع المشاركين في المشروع على أن المشروع قد وصل إلى نتيجة مرضية. العمليات والإجراءات الهامة المطلوبة لدمج المشروع في العمليات التجارية اليومية الخاصة بك في مكانها الصحيح.

احذر من "Project Drift"

لا يمكن لأحد أن يلومك إذا كنت لا تزال ترتدي قبعة Doubting Thomas. مع مدير المشروع في سدة الحكم، هل يمكن أن يتساءل كيف كان يمكن أن تعرض للخطر المشروع. بعد كل شيء ، لقد استثمر الوقت والمال والموارد الأخرى في مشروعك أيضًا. لقد وضع الكثير على المحك ، بما في ذلك سمعته في الصناعة.

في الواقع ، حتى المشاريع التي تبدأ وتتقدم في أيدٍ أكثر قدرة يمكن أن تقع ضحية لما يمكن أن يسمى "انجراف المشروع". تشتهر مشاريع الكمبيوتر بشكل خاص بوقوعها في أحد نوعين من الانجراف.

تعلم من تعليم اللغات

يحدث النوع الأول من الانجراف عندما يضعف المشروع ، أحيانًا بسبب:

  • يصبح فريق المشروع متكاملاً في الأعمال التجارية بحيث يصبح وجودهم أمرًا معتادًا. تتغير نغمة المشروع من حسن التوقيت أو الاستعجال إلى "العمل كالمعتاد".
  • تتغير معلمات المشروع ، غالبًا بشكل متكرر. * لا يتم تطبيق المواعيد النهائية بصرامة - ولا توجد أيضًا عواقب لعدم الوفاء بها.

تعلم من "الأيتام"

يحدث النوع الثاني من الانجراف عندما يتعذر على فريق المشروع أو لا يقوم بنقل المسؤولية عن نواتج المشروع إلى فريق جديد من الأشخاص. قد يتكون فريق المشروع من أشخاص موهوبين ، لكنهم ينشئون عن غير قصد مشروعًا يشير إليه خبراء الصناعة على أنه "يتيم".

وهنا التمييز مهم: تم تعيين فريق المشروع لتصميم المشروع وليس تنفيذه . مثل طاهي المطعم ، يجب أن يأتي الوقت بطبيعة الحال لتسليم إبداعاتهم إلى الشخص التالي في الطابور. يجب ألا يجلس فريق المشروع على الطاولة.

عندما ينتهي المشروع بالفعل ، يجب أن يدخل مرحلة جديدة. يجب أن تنتقل مسؤولية التنفيذ والصيانة إلى مجموعة مختلفة من الأشخاص ، بما في ذلك ، ربما ، بعض الأشخاص في عملك الصغير. بصفتك المالك ، يتعين عليك اتخاذ موقف استباقي من خلال تسعة أنشطة لإغلاق المشروع . قد تأتي خطواتك بترتيب مختلف نوعًا ما ، لكن يجب أن تكون جزءًا من الخطة.

الإصرار على إغلاق المشروع الخطوة الأولى

قد تصدمك بعض الخطوات في عملية إغلاق المشروع كأمر واقع - طبيعي ومتوقع. ربما كان هذا هو ما اعتقده أيضًا أصحاب الأعمال الصغيرة الذين شاهدوا مشاريعهم تتعثر أو تفشل في الوصول إلى خط النهاية. من الذكاء عدم أخذ أي شيء كأمر مسلم به ، وذلك بتبني مبدأ الصحفي القائل "ثق ولكن تحقق"

ابدأ بالتأكد من اكتمال نطاق العمل بأكمله. بنهاية المشروع ، قد تعرف مكوناته جيدًا بحيث يمكنك قراءتها من الذاكرة. لكن اتخذ الخطوة الإضافية المتمثلة في البحث عن مقترح المشروع الأصلي. يجب أن تحتوي على مهام محددة تم تعيينها لفريق المشروع ، ويجب التعامل مع هذه المهام كقائمة تحقق.

الإصرار على إغلاق المشروع الخطوة 2

تحقق من أن المشروع قد حقق الهدف الذي تم القيام به في المقام الأول. "ضع إشارة مرجعية" على قصة تحذيرية أخرى هنا ، لأنه ليس من غير المألوف لأصحاب الأعمال الصغيرة أن يسجلوا لحظة "اهلا" عندما يدركون أن مشروعًا يقترب من نهايته لن يحل مشكلة - أو يقوم بتحسين - .

تذكر أن المشروع لم يتم إغلاقه بعد ، ولم يفت الأوان بعد لإجراء التغييرات. يجب أن يسمح عقدك لهم على أي حال. من الأفضل إطالة المشروع بدلاً من اختصاره بنتائج غير محققة. عادة ما تنتهي التغييرات بتكلفة مالية ، لكن حاول أن تأخذ نظرة طويلة على استثمار مشروعك ، مع العلم أنه من المحتمل أن يكلفك المزيد من المال للبدء من جديد.

الإصرار على إغلاق المشروع الخطوة 3

سداد الدفعات النهائية لموردي المشروع أو البائعين أو الشركاء. هذه التفاصيل المزعجة غالبًا ما تُترك معلقة ، بعد انتقال فريق المشروع من الموقع إلى مشروع آخر. بحلول ذلك الوقت ، سيكون أيضًا أكثر تعقيدًا التحقق من وفاء هذه الأطراف الثالثة بالتزاماتها التعاقدية ، بما في ذلك ، ربما ، توفير معلومات المنتج والضمانات وإعفاءات الامتياز.

الإصرار على إغلاق المشروع الخطوة 4

حساب وتسجيل الأداء العام للمشروع. عادةً ما يتصدر هذه الإجراءات أداء التكلفة ، أو ما إذا كان المشروع أقل من الميزانية ، أو أكثر من الميزانية أو وفقًا للتوقعات. تشمل التدابير الأخرى غالبًا كيف يتوافق المشروع مع المواعيد النهائية ومعايير ضمان الجودة.

الإصرار على إغلاق المشروع الخطوة 5

جمع كافة الوثائق المتعلقة بالمشروع وفهرستها وأرشفتها. الآن ، يجب أن تكون قد أنشأت "محطة إرساء" خاصة بحيث يمكن لجميع أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع الوصول بسهولة إلى المستندات المهمة. إذا لم تقم بذلك ، فقد حان الوقت للقيام بذلك - وقم بعمل نسخة احتياطية منها حتى يتم حمايتها من تعطل الكمبيوتر.

يمكن أن تكون هذه خطوة شاقة ومضنية لإنهاء المشروع ، اعتمادًا على نطاق وتعقيد مشروعك. لكن حاول أن تفكر في الأمر على أنه "مكتبة المشروع" - مورد قيم يمكنك أنت وموظفوك الرجوع إليه عندما يواجهون أسئلة أو مشاكل في المستقبل.

الإصرار على إغلاق المشروع الخطوة 6

اجمع موجز "الدروس المستفادة" من فريق المشروع - ثم تأكد من أرشفته. ينظر بعض فرق المشروع إلى تمرين إغلاق المشروع هذا على أنه عبء إداري في أحسن الأحوال ومحاولة لمزاحمة العميل في أسوأ الأحوال. في الواقع ، إنها ليست كذلك ، ويمكن أن تقدم قيمة حقيقية لك إذا أجاب الفريق على سؤالين بسيطين:

  • ما الذي فعلناه بشكل جيد بحيث يجدر بنا أن نكرره في المستقبل؟ * ما الذي كان بإمكاننا فعله بشكل أفضل - وكيف؟

لا يمكنك رؤيته الآن ، ولكن "التقاط الدروس المستفادة" يمكن أن:

  • تقليل منحدر منحنى التعلم الخاص بك في المشاريع المستقبلية.
  • وفر مجموعة من أفضل الممارسات لتكرارها والممارسات السيئة التي يجب تجنبها. * مساعدتك في تجنب الأخطاء التي ينتهي بها الأمر إلى إضافة التكلفة النهائية للمشروع

لقد كانت الإشارة إلى مستودع الدروس المستفادة بمثابة هبة من السماء للعديد من أصحاب الأعمال الصغيرة الذين هم على وشك الشروع في إصلاح موقعهم على الويب. يمكن أن ينعش ذاكرتهم بالتفاصيل المهمة التي نسوها. ومع وجود موقع ويب واحد تحت أحزمتهم وثقتهم عالية بشكل معقول ، يمكن أن يمكّنهم من تولي سيطرة أكبر على المشروع في المرة الثانية.

الإصرار على إغلاق المشروع الخطوة 7

قم بجدولة أي تدريب ضروري حتى يفهم موظفوك كيفية العمل مع أي تغييرات قد عجل بها المشروع يجب أن يكون لديهم جميع الأدوات والوثائق والموارد المتاحة لهم حتى لا يضطروا إلى الاعتماد على فريق المشروع للقيام بواجباتهم.

إذا سمعت صرخات "يتيم ضعيف" ، فأنت محق في رفع دفاعاتك. يعد الكثير من مديري فرق المشروع ذوي النوايا الحسنة بجدولة الدورات التدريبية "لاحقًا". ولكن كما قد تتخيل ، غالبًا ما يتم تأجيل كلمة "لاحقًا" (لاحقًا) أو لا تتحقق على الإطلاق.

قد يحاول مديرك الانتظار حتى آخر لحظة ممكنة لجدولة جلسات التدريب ، معتقدًا أن أي تعديلات في اللحظة الأخيرة قد تتطلب جلسة أخرى. إذا حدث هذا معك ، قابله في منتصف الطريق وحدد جلسة تدريب واحدة في أقرب وقت ممكن - واترك أي جلسة متابعة "لاحقًا".

الإصرار على إغلاق المشروع الخطوة 8

قم بتسجيل الخروج على المشروع واقبل تسليمات المشروع. إنه إجراء شكلي ، لكنه إجراء شكلي مهم: توقيعك على مستند يقول إنك تشهد بأن المشروع قد اكتمل بشكل مرض و / أو وفقًا لشروط اقتراح المشروع. "طقوس المرور" هذه تنقل المشروع رسميًا من ملكية فريق المشروع إلى ملكك.

إذا كان مشروعك يتضمن مخرجات ، كما تفعل معظم المشاريع ، فقد حان الوقت لتلقيها. حان الوقت تقريبًا لإطلاق البالونات.

الإصرار على إغلاق المشروع الخطوة 9

حل فريق المشروع - إجراء آخر لإنهاء المشروع ولكنه مهم بشكل خاص إذا كان فريق المشروع قد تولى حتى إقامة شبه دائمة في عملك. قد يشعر أعضاء الفريق بأنهم أعضاء حسني النية من موظفيك بعد شهور من العمل معًا بطريقة مكثفة ومركزة.

لكن من الجيد قطع هذه الرابطة بطريقة تجعل موظفيك يشهدونها أيضًا. طريقة جيدة للقيام بذلك؟ في حفل احتفال نخب جميع المشاركين في المشروع. تستحق المشاريع الناجحة أن يتم الاحتفال بها ، كما يفعل الأشخاص الذين حققوها.

حافظ على إغلاق مشروعك

قد يكون من المفيد تذكر نقطة أساسية ولكنها حاسمة: تتم أنشطة إغلاق المشروع أثناء المشروع. إنهم ليسوا منفصلين عن المشروع ، مما يعني أنهم ليسوا محصنين من المشاكل التي تقوض المشروع في أي مرحلة أخرى من عمره. في الواقع ، قد يحذرك بعض أصحاب الأعمال الصغيرة من أنه إذا كان فريق المشروع سيصبح مهملاً أو يبتعد عن الكرة ، فمن المحتمل أن يحدث في نهاية المشروع ، عندما تبدأ كثافة المشروع تهدأ وربما يبدأ الاهتمام بها في التلاشي.

قد يقول مالكو الأعمال الصغيرة الآخرون أن بعض فرق المشروع "تسحب" ، على الأقل عقليًا ، قبل أن تغادر الشركة فعليًا. يحدث هذا أحيانًا لأن تركيز فريق المشروع يتحول إلى المشروع التالي. أعضاء الفريق يتطلعون إلى الأمام ، وليس في مرآة الرؤية الخلفية. لهذه الأسباب ، من الذكاء أن تحافظ على حذرك وتتحدث إذا:

  • يبدأ أعضاء فريق المشروع الرئيسيون في مغادرة المشروع قبل فترة طويلة منمرحلة إغلاق المشروع . تبدأ التسليمات في الانجراف ولكنها ذات جودة رديئة. يمكنك لم يعد الحصول على أعضاء الفريق الرئيسي على الهاتف و / أو أنها تأخذ وقتا أطول من المعتاد للعودة المكالمات.

مع أي حظ ، ستوافق على أن المشاريع يمكن أن تكون معلمين رائعين ، حيث توفر دروسًا يمكن تطبيقها في ظروف لا تعد ولا تحصى عبر عملك. ومع استيعابك لأهمية أنشطة إغلاق المشروع ، سيقف مشروعك كدليل على أن بعض المشاريع تعانق القضبان - حتى تصل إلى وجهتها الصحيحة.